Gérer un projet suppose un grand nombre de données.

Comment ne pas encombrer sa carte avec les multiples tâches composant un projet ?  Un utilisant des cartes secondaires pour "décharger" la carte principale.

Voici comment procéder.

MindMaple, nous l’avons vu dans la première partie de ce tutoriel, vous permet d’inclure des informations sur les tâches dans vos cartes mentales.

Mais un projet peut rapidement prendre de l’extension et il devient difficile de lire l’information sur une carte pléthorique.

Tout comme la plupart des logiciels de mindmapping, MindMaple est capable de gérer des cartes principales et des cartes filles ou secondaires.

Reprenons la carte que j’ai utilisée hier pour vous montrer l’intégration des informations de tâches.

Première étape : choisir un sujet de la carte principale

Carte principale : Test Projet

Deuxième étape : créer une carte secondaire

Nous allons repartir de cette carte pour développer la partie "Envoi d’une proposition de formation à l’agence pour l’emploi".

Cette branche constitue en réalité un projet au sens de Getting Things Done : une action qui comporte plusieurs tâches.

Tout comme XMind, MindMaple travaille par classeur.  Chaque mindmap est élaborée sur une feuille.  Pour ajouter une mindmap, il faut donc d’abord créer une nouvelle feuille.  Pour cela, il suffit de cliquer sur la petite icone à droite de l’onglet de la feuille.

Cliquez ensuite sur l’onglet pour activer la feuille dans laquelle vous allez créer votre seconde mindmap.   Voici comment j’ai décomposé les différentes tâches de mon projet :

Carte secondaire – Proposition de formation

Troisième étape : lier les deux cartes

Nous allons ensuite lier les deux cartes.

Contrairement à XMind, MindMaple ne permet pas de partir d’un sujet existant dans une carte principale pour créer une carte secondaire.  Vous devez donc créer une carte à partir d’une feuille vierge et ensuite les lier par un ou plusieurs hyperliens.

Pour ce faire, placez votre curseur sur le sujet central "Proposition de formation" et cliquez sur le bouton droit de votre souris et choisissez l’option tout au bas du menu : "add hyperlink".  Ou utilisez le raccourci CTRL+K ou la commande "Insert Hyperlink" dans le menu Insert au haut de la fenêtre.

Une fenêtre de dialogue apparaît alors.

Fenêtre "ajouter un hyperlien"

Cette fenêtre vous permet de choisir un lien vers un site web, vers un sujet dans une carte ou d’ajouter une adresse email.  Choisissez la deuxième option "Topic in this map".

Une autre fenêtre de dialogue s’affiche :

Fenêtre ajout d’un lien dans ce sujet

Sélectionnez la carte souhaitée : pour ce faire, cliquez sur l’onglet en face de "Select Map" et choisissez la carte secondaire que vous souhaitez lier.  Ici, Proposition de formation, ma carte secondaire.  Et je clique sur le sujet central du même nom.  J’aurais pu sélectionner un sujet principal ou secondaire.  Mais ce qui m’intéresse dans ce cas-ci, c’est surtout d’ouvrir la carte secondaire, pas de pointer vers un sujet particulier de cette carte.

Si j’examine la carte principale, une icone "hyperlien" s’affiche à présent sur le sujet "Envoi".  Comme ci-dessous, indiqué par une flèche rouge :

Hyperlien renvoyant vers la carte principale

L’hyperlien apparaît à droite du sujet.  Il suffit de cliquer dessus pour arriver à la carte secondaire.

Quatrième étape : créer un hyperlien vers la carte principale

Si je veux revenir à la carte principale, je dois cliquer sur l’onglet correspondant au bas de la feuille.  Ou répéter la même opération dans l’autre sens : intégrer un hyperlien dans la carte secondaire qui renvoie vers la carte principale.

De cette façon, on peut gérer de grandes quantités d’information.  Ce qui est modifié dans la carte secondaire n’a aucune incidence sur la carte principale et vice-versa, comme dans XMind.  Il faut en tenir compte lorsqu’on veut présenter de l’information, par exemple.  Mais ces hyperliens permettent de naviguer aisément d’une carte à l’autre.

Et vous ?  Avez-vous déjà expérimenté ce type de fonctions dans un logiciel de mindmapping ?  Si oui quelles fonctions ?  Et avec quel logiciel ?  Avez-vous obtenu des résultats comparables ?

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Peut-on importer du texte dans une mindmap ?  Et peut-on transformer sa carte mentale en fichier texte ?

Avec Mindmaple, vous pouvez répondre "Oui !" aux deux questions.  Démonstration.

On me pose souvent la question : "- peut-on importer du texte dans une mindmap ?"  Ou celle-ci : "peut-on exporter une mindmap dans un fichier texte ?  Ou dans un fichier Word ?

MindMaple répond "Oui !" aux deux questions.  Seul l’exportation vers PDF est bridée dans la version 1.5 Beta Pro que vous pouvez télécharger gratuitement pendant toute l’année 2013, depuis le site de MindMaple.  Cette version gratuite est également collaborative en temps réel.  Toutes les autres fonctions import / export vers Word, PowerPoint, etc. sont accessibles gratuitement.   Alors que pour d’autres logiciels de mindmapping, ces fonctions exigent la version payante du programme.

Importer du texte au format txt

MindMaple importe très facilement les fichiers aux format txt, texte sans enrichissement.

Pour cela, rendez-vous dans le menu File, sélectionnez la commande Import, et ensuite, cliquez sur Import Text File.

Menu file – commande import Text File

J’ai jeté quelques paragraphes dans un fichier MindMaple.txt pour voir si cela fonctionne.

Après que vous ayez cliqué sur la commande d’importation de fichier, une fenêtre de dialogue s’ouvre pour sélectionner le fichier sur votre disque dur ou l’emplacement où il se trouve :

Sélectionnez votre fichier

Sélectionnez votre fichier.

MindMaple travaille pendant une fraction de secondes et vous propose une série de codages :

Codage Western European (Windows)

Je ne sais pas pourquoi MindMaple me propose systématiquement le codage Korean…  Choisissez plutôt le Western European (Windows) si vous travaillez en Windows.

Ensuite, cliquez sur OK et de nouveau en une fraction de secondes, MindMaple importe votre fichier texte et le transforme en mindmap.

Voici le résultat de l’importation de mon petit texte :

Mon texte est devenu une mindmap MindMaple !

Le texte est parfaitement importé, la mindmap est équilibrée.  Notez que MindMaple ne structure pas ses cartes dans le sens des aiguilles d’une montre : il commence en haut à droite vers le bas et repart en haut à gauche vers le bas.   Comme les anciennes versions de XMind.  Il faut en tenir compte lorsque vous construisez une carte, surtout si vous devez la communiquer à d’autres !

Ici, c’est un texte court, avec des paragraphes clairs.  Mais que se passe-t-il avec un texte long, avec un titre interminable ?  C’est ce que j’ai voulu vérifier en important un texte publié dans ce blog sur les principes de la mémorisation.  Voici ce que ça donne :

Une mindmap toute en longueur

Cela me donne évidemment une carte toute en longueur qu’il va falloir retravailler pour la rendre plus lisible…

Exporter en format Word ou txt

Qu’en est-il de l’exportation d’une mindmap vers un fichier texte ?

J’ai voulu essayer l’exportation vers un fichier Word.

J’ai compliqué un peu les choses : j’ai ajouté quelques niveaux à une mindmap sur l’exportation pour voir comment le logiciel pourrait gérer cette complexité accrue.

Carte à plusieurs niveaux de sujets

Pour exporter une carte dans Word, retournez dans le menu File, sélectionnez la commande Export et cliquez sur Export as Microsoft Word.  Comme indiqué ci-dessous :

Menu Export as Microsoft Word

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît, avec les options générales du fichier Word que vous souhaitez obtenir.

Options générales de l’export vers Word

Un menu très complet pour exporter vers Word

Il y a beaucoup de choses dans ce menu !

Tout d’abord, je coche la boîte "Outline numbering" qui intégrera une numération dans mon texte Word.  Je demande aussi que cette numération soit maintenue jusqu’au niveau 4 de ma carte en cliquant sur l’onglet "Topic Level 4".  Même chose pour "Indent until" : je choisis l’indentation de mes paragraphes jusqu’au quatrième niveau de ma carte.

Je ne demande pas de table des matières et je ne coche donc pas la boîte "Insert Table of Contents…".   Par contre, j’aimerais qu’une reproduction complète de ma carte figure en début de document et donc, je coche la boîte "Insert Overview map at the beginning of the document" et je choisis l’onglet Export graphic as shown.

Ensuite, je complète mon document avec un en-tête "Essai d’exportation vers Word" et un pied-de-page comportant mon nom et la date de création du document.

Je clique enfin sur OK.  Et au bout de quelques secondes, MindMaple me demande si je veux ouvrir le document exporté vers Word.

Je réponds oui et j’obtiens ceci :

J’ai dû l’intégrer au format PDF, car Scribd ne conservait pas l’indentation des paragraphes sous format Word.

Dans un prochain billet, j’explorerai les fonctionnalités avancées de l’exportation vers Word pour élaborer vos modèles de fichier.

Bon travail

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Cartes mentales et flashcards sont d’excellents outils pour étudier.   Mais comment passer de l’une à l’autre sans perdre trop de temps ?

Bruno Martin y a apporté une réponse élégante : une application qui convertit les mindmaps XMind en flashcard Anki en quelques clics.

J’ai déjà parlé longuement dans mes articles précédents de l’usage des cartes mentales pour étudier.  J’ai également présenté les flashcards et un logiciel de création – Studyblue - dans des articles précédents.  Les flashcards sont ces fiches  qui vous permettent de mémoriser des tas de choses : formules de mathématiques, mots de vocabulaire, formules chimiques, etc.  La question figure sur une face, la réponse sur l’autre, et les meilleurs flashcards sont celles qui contiennent aussi une image.

Aujourd’hui, je veux vous parler d’une application qui permet de créer le lien entre les deux : qui vous permet de convertir des éléments d’une mindmap  XMind en un jeu de flashcards Anki.  Et donc de gagner un temps précieux !

C’est mon ami Bruno Martin, doctorant et membre du groupe Hack your PhD qui a créé cette application.  Les cartes mentales sont excellentes pour comprendre et analyser un sujet, pour en dégager la structure et pour une première mémorisation.  Les flashcards sont idéales pour étudier en fonction de la théorie des répétitions espacées : vous mémorisez plus facilement et plus rapidement des mots de vocabulaire, des faits, des dates, des formules de mathématique, etc.  Mais le tout sans structure : vous étudiez des éléments séparés, sans lien entre eux.

L’application de Bruno vous permet de cumuler les avantages des deux méthodes : compréhension, structuration et création des liens par la carte mentale.  Mémorisation efficace et rapide des éléments constitutifs du cours par les flashcards.

C’est exactement ce que je donne comme exercices aux participants de mes ateliers Apprendre A Apprendre.

Comment passer de la mindmap au jeu de flashcards

J’ai fait l’essai avec une carte sur les Présidents de la Ve République. Vous pouvez la télécharger gratuitement depuis Biggerplate (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

Carte XMind : les Présidents de la Ve République

J’ai ensuite téléchargé l’application XMind2Anki.   Vous pouvez aussi télécharger le programme depuis le site de SoftPedia, mais sans le tutoriel…  L’application est téléchargée sous forme de fichier rar.  Vous devez donc décompresser le tout et cliquer sur le fichier XMind2Anki.exe pour le lancer sous Windows ou le fichier jar si vous êtes sous Mac ou Linux.  XMind2Anki fonctionne avec les trois standards.

Lorsque le fichier s’ouvre, la fenêtre suivante s’affiche :

Menu principal XMind2Anki

Cliquez d’abord sur le bouton en haut à gauche avec le fichier rouge : entrez dans le cadre rouge en face de "input file (.xmind)" le nom du fichier XMind à convertir – ma carte mentale avec les présidents.

Choisissez ensuite le nom et l’emplacement de votre fichier Anki dans le champ en face de ".anki location".

Et choisissez un nom de fichier XMind pour "output file (.xmind)".

Des sujets de la carte aux questions-réponses de la flashcard

L’application vous permet d’ajouter des options et des filtres, mais pour cet article, nous nous limiterons à une exportation très simple.

Je veux que le sujet principal de ma mindmap devienne le nom de ma flashcard – Premier, Deuxième, Troisième, etc. – et les sous-sujets deviendront des réponse à la question : qui était le premier président, etc.

Avec ce que nous avons entré dans la mindmap XMind et dans XMind2Anki, c’est suffisant.  Cliquez maintenant sur le bouton avec la flèche verte.

Conversion de la carte mentale en flashcards

L’étape suivante est la conversion, qui prend un temps relatif à l’importance de votre fichier : ici, j’ai huit sujets principaux, donc la conversion prend quelques secondes.

Si je regarde maintenant  ma carte mentale XMind, je m’aperçois que le sujet central comporte à présent un hyperlien en forme de logo Anki.

Hyperlien Anki dans ma mindmap XMind

Il me suffit de cliquer dessus pour ouvrir mon nouveau jeu de flashcards Anki.

Voici un exemple des huit flashcards Anki générées par XMind2Anki  : la quatrième carte.  En titre – pour la question – Quatrième.  Et la photo, le nom du président, ses dates de naissance et de décès, les dates de début et de fin de mandat, et le parti auquel il appartenait.

Les sujets principaux sont devenus l’en-tête de mes flashcards et les sous-sujets, les éléments de réponse, rangés dans une liste à puces :

Quatrième flashcard Anki

Il ne me reste plus qu’à étudier les éléments de chaque flashcard selon les principes d’Anki : ceux de la répétition espacée.

Profitez des avantages des deux méthodes

Combinez ces exercices de mémorisation avec la construction de cartes mentales, de cartes conceptuelles, de jeux sérieux, de scénarisation, etc.  Expliquez la matière à quelqu’un d’autre.  Bref : ne vous contentez jamais d’une seule technique ou  d’un seul outil.  Variez au maximum les techniques et les outils pour chaque matière.  De cette manière, vous apprenez de manière profonde, à très long terme.

Je reviendrai dans d’autres articles sur ces applications : XMind, Anki et XMind2Anki.   Car elles offrent des options et des filtres très intéressants pour les étudiants tant du niveau secondaire qu’universitaire.  Et même pour l’école primaire, après tout.

Vous pouvez vous aussi apprendre ces techniques lors de mes ateliers Apprendre A Apprendre.

Et vous ?  Quelles techniques ou logiciels utilisez-vous pour ces techniques ?

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Comment gérer un projet dans le répertoire planning de GTD avec MindMeister ?

En utilisant une carte secondaire : une opération extrêmement facile avec MindMeister !

Dans mon article précédent, je testais les capacités du logiciel de mindmapping MindMeister à servir de support à la méthode GTD ou Getting Things Done. Et je vous disais à quel point j’étais satisfait de la flexibilité du logiciel et de sa parfaite adaptabilité à cette méthode de gestion des tâches.

Aujourd’hui, je voudrais entrer davantage dans le détail d’un des fichiers importants de la méthode GTD : le planning.

Dans l’article précédent, je vous expliquais que, dans le jargon de Getting Things Done, une action comportant plus d’une tâche était un projet.  Et que tout projet trouvait sa place non dans l’agenda – espace strictement réservé aux tâches avec une deadline – mais dans le planning.

Une carte secondaire

Sur la branche Planning de ma carte mentale GTD, j’ai deux projets : Entreprise X et Entreprise Y.  J’ai limité volontairement le nombre pour la clarté de l’illustration.

Le sujet Planning de ma carte GTD

Pour le sujet "Entreprise X", j’avais déjà une action planifiée dans ma carte GTD MindMeister : relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise.  Avec ces notes, je vais pouvoir réaliser les actions suivantes.  J’ai donc ajouté cette première action "Relire notes" dans l’agenda, avec une deadline : le 4 avril 2013.  Et j’ai sauvegardé les prochaines actions dans mon répertoire planning.

Afin de ne pas encombrer ma branche "Planning", j’ai créé une "carte secondaire" ou "carte fille".  Vous pouvez voir sur le sous-sujet "Entreprise X", à droite du texte, une flèche dirigée vers la droite : c’est un hyperlien qui renvoie vers cette carte secondaire.

Créer une carte secondaire est extrêmement simple dans MindMeister.

Menu d’insertion d’une carte secondaire

Cliquez sur le sujet à partir duquel vous voulez créer votre mindmap secondaire.  Il est entouré d’un périmètre rouge : il est activé.

Faites un clic droit sur le sujet : un premier menu apparaît.  Dans ce premier menu, cliquez sur "Outils".  Un sous-menu s’affiche : cliquez sur "Créer comme map…".

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît alors : "Créer comme map".

Cette fenêtre vous propose trois options, que vous choisissez en cliquant sur la boîte à gauche :

Fenêtre Créer comme Map

Passons ces options en revue :

• Ajouter le lien à une nouvelle map : indispensable !  C’est l’hyperlien qui va vous permettre de vous rendre immédiatement à votre carte secondaire en cliquant simplement sur la flèche affichée dans votre sujet "Planning" !
• Add link back to this map : ajouter un lien de retour vers cette carte principale : je vous conseille de cocher cette option, elle vous permettra de revenir vers votre carte principale en cliquant simplement sur l’hyperlien sous forme de flèche;
• Conserver les permissions de partage : soyez prudent(e) !  Il se peut que vous vouliez partager les informations de la carte principales mais que vous vouliez conserver les informations de la carte secondaires à votre usage exclusif : dans ce cas, ne cochez pas cette case.  Lorsque vous travaillez avec des cartes principales et secondaires, si vous modifiez vos conditions de partage, n’oubliez pas de vérifier le niveau de confidentialité de chaque carte.  Ou vous pourriez avoir des surprises !

A présent, vous avez créé une nouvelle carte mentale avec comme centre le sujet de départ et ses sous-sujets comme premières branches !

Une carte mentale "projet" dans le planning

Voici celle que j’ai créée à partir du sous-sujet "Entreprise X" du planning de ma carte principale :

Carte secondaire Entreprise X GTD

Examinons cette carte plus en détail selon l’optique GTD.

Le premier sujet principal de cette carte-projet "Entreprise X" est "Proposition".  En effet, je dois rédiger et envoyer une proposition à cette entreprise.  La date-limite de cette proposition est le 18 avril.  Mais j’ai décidé de l’envoyer un jour plus tôt, le 17.  J’ai donc repris ces données de tâches dans mon sujet "Proposition".  Mais il ne figure pas dans le sujet "Agenda" de ma carte principale.  Parce que selon les principes de Getting Things Done, je dois mettre dans mon agenda, uniquement les "tâches" qui ont une date limite.  "Proposition" est un ensemble de tâches, donc un "projet" au sens de GTD.  Ce sont donc les différentes tâches qui le composent qui figureront dans cet agenda au fur et à mesure que les tâches précédentes seront accomplies.

Les dates que j’ai insérées ici sont indicatives : elles me servent à définir les étapes de mon projet.  Mais pas à remplir mon agenda.

Dans le sujet suivant "Supports-communication", j’ai aussi inséré une note qui explique en quoi consistent ces supports : ils doivent aider Madame XZ à communiquer sur ce module aux cadres qui y participeront.

Le suivi ne sera possible qu’après que la proposition sera envoyée : il s’agira de renvoyer un rappel si l’entreprise tarde à répondre à la proposition.  Ensuite, de définir le calendrier de la formation pour chaque groupe et d’établir la liste des participants.

Pour la mise en oeuvre, je dois acheter un certain nombre de clés USB et des carnets individuels, car il ne m’en reste pas assez ; réserver le logement et le transport, car il s’agit d’une formation à l’étranger ; et enfin de vérifier quel système d’e-coaching est compatible avec les installations existantes de vidéo-conférence de l’entreprise.

Grâce à mon système de cartes mentales MindMeister et la méthode Getting Things Done, je sais toujours où j’en suis dans mes tâches et mes projets.  Et je ne confonds pas les deux !

Dans un prochain billet, j’examinerai comment lier mes cartes avec mon calendrier Google et comment utiliser certaines fonctions de MindMeister pour me faciliter la vie !

Et vous ?  Quelle méthode utilisez-vous pour gérer vos actions et vos projets  ?  En êtes-vous satisfaits ?

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Cela fait quelques semaines maintenant que je teste MindMeister et que je l’utilise dans le cadre de la méthode GTD.

Mais que faire si vous utilisez un calendrier de type Google ou iCal, par exemple ?

Bonne nouvelle ! Vous pouvez les lier : et bénéficier d’un flux constant entre les deux !

Dans mes articles précédents, j’ai exploré comment MindMeister pouvait m’aider pour la gestion des tâches avec la méthode Getting Things Done et comment gérer mes projets avec le répertoire Planning.

Mais ce qui m’intéresse, ainsi que bon nombre d’utilisateurs de la méthode GTD, c’est d’avoir un rappel de mes tâches dans mon agenda Google ou iCal, par exemple.

MindMeister, dans ses nombreux outils, dispose d’une option très intéressante : l’exportation du flux de tâches vers un calendrier externe.  Un agenda de type Google, iCal ou 30 boxes, par exemple.

Rien de plus simple !

Sélectionner le flux de tâches

Pour exporter les tâches reprises dans vos cartes MindMeister vers votre calendrier, rendez-vous d’abord dans le menu général et cliquez sur la roue dentée, en haut à droite de votre écran.

Roue dentée

Lorsque c’est fait, une fenêtre de dialogue s’affiche sur l’écran, avec plusieurs onglets.

Cliquez sur l’onglet "Outils" et ensuite à gauche sur le lien "Flux de Tâches".

Menu Paramètres – Outils – Flux de tâches

Vérifiez bien que l’onglet "Oui" en haut à droite de la fenêtre de dialogue est bien activé afin que l’export se réalise.

Si vous travaillez avec un agenda de type Google, sélectionnez l’onglet "Evénement Webcal".

Copier ensuite le lien "webcal".

Coller le lien dans l’agenda Google

Rendez-vous à présent dans votre agenda Google.  A gauche de votre page, vers le milieu, s’affiche le menu "Autres agendas".

Cliquez sur l’onglet en face du menu et sélectionnez la commande "Ajouter par l’URL".

Ajouter par l’URL

Un champ apparaît : collez-y le lien copié dans Mindmeister et collez-le.  Cliquez sur Enter.

Et le tour est joué !

A présent, les tâches de vos cartes Mindmeister apparaissent dans votre agenda Google !

Pour les distinguer du reste, j’ai choisi de leur attribuer une couleur verte qui ressort bien sur le fond blanc de mon calendrier :

Tâches Mindmeister affichées dans l’agenda Google

Lorsque vous effectuez la manoeuvre, ne vous attendez pas à voir apparaître vos nouvelles tâches tout de suite : Google Agenda ne met à jour qu’une seule fois toutes les 24 heures.

Mais dès demain, toutes les tâches encodées dans Mindmeister aujourd’hui seront visibles dans votre calendrier Google ou iCal.

Affichage du calendrier dans GMail

Vous pouvez aussi afficher une partie de votre agenda Google dans votre messagerie GMail.

Pour cela, cliquez sur la roue dentée en haut à droite et cliquez sur "Paramètres".

Lorsque vous êtes dans le menu "Paramètres", cliquez sur "Labos".  Ce sont des fonctions expérimentales de Google.  Des commandes en version bêta.

Nous allons en activer deux.

Premièrement, cliquez sur le bouton "Activer" à côté de "Chat à droite"

Google Agenda

Cela va placer le chat de Google à droite de votre écran et libérer de la place en-dessous de votre menu de gauche pour visualiser notre agenda.

Cliquez ensuite sur le bouton "Activer" de "Gadget Google Agenda".

Revenez dans votre messagerie Google.

Et vous vous apercevez que votre chat et la liste de ses contacts ont été déménagés à droite de votre page Google.

Et qu’à gauche de la page, en-dessous du menu "Messagerie", vous avez une fenêtre qui vous affiche un extrait de votre agenda Google.  Vous avez donc vos rendez-vous et tâches du jour sous les yeux lorsque vous gérez vos emails.

Bon travail

Vous avez besoin de gérer des projets ?  Et vous recherchez une solution simple et bon marché ?

La nouvelle version – 1.6 – de MindMaple propose désormais un diagramme de Gantt dans son export vers Excel !

Je l’ai testé pour vous et voici les résultats.

MindMaple, ce logiciel de mindmapping originaire de Californie, continue d’évoluer à un rythme étonnant.  Après avoir proposé un logiciel complet et très bon marché, avoir développé une version très pratique pour iPhone et une plateforme collaborative en temps réel.  Après avoir développé la gestion des tâches et de projets via des cartes secondaires.   Voici à présent une toute nouvelle version qui offre des fonctionnalités vraiment intéressantes.

Des fonctionnalités pratiques

La version 1.6 propose, entre autres, d’afficher le contenu des notes sous le sujet qui les contient : il suffit de cliquer sur l’icone en forme de page, à droite du sujet, pour en développer le contenu.   Pratique pour consulter un manuel sous forme de carte mentale, par exemple.

Les sujets frères – du même niveau – sont formatés automatiquement.  Si vous colorez votre premier sujet de ce niveau, après un même sujet principal, en bleu avec du texte Calibri 12 gras et italique, tous les sujets du même niveau se formatent automatiquement de la même manière.  Ca représente un gain de temps non-négligeable.  En outre, MindMaple vous offre à présent une pré-visualisation des formats avant de les appliquer.  De quoi éviter les mauvaises surprises.

Certains bugs ont été réparés et la qualité des PDF a été améliorée.  La collaboration en ligne est plus stable que dans la version précédente.

Mais surtout, MindMaple intègre désormais dans son export vers Excel, une traduction automatique des tâches en diagramme de Gantt : du miel pour les gestionnaires de projet qui utilisent Excel !

Une carte de gestion de projet

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai créé une carte de gestion de projet.  Il s’agit d’un projet fictif de création de brochure.  J’ai donc inventé une équipe fictive qui allait intervenir dans les différentes phases, avec des ressources appropriées.

Carte de gestion de projet : brochure

Le chemin de fer est la maquette de la brochure : il montre l’emplacement des textes et des photos sur la page.  On confie la rédaction à trois personnes et les illustrations à trois autres.  Ensuite, un éditeur intervient : il relit, corrige les fautes d’orthographes et les erreurs de syntaxe.  On imprime une première épreuve.  L’ensemble de l’équipe effectue les modifications – retouches photos éventuelles, reformulation de certains passages, changement de titre, etc.  Et enfin, la brochure est confiée à l’imprimeur pour impression. L’ensemble du projet s’étale sur deux mois, juin et juillet.

Je veux à présent exporter vers Excel et voir ce que ça donne au niveau du diagramme de Gantt.

L’export vers Excel

Pour exporter vers Excel, je clique sur le menu "File" de mon tableau de bord et et ensuite, sur la commande "Export".   Dans la liste des exports possibles, je choisis "Export as Microsoft Excel".  Je choisis le répertoire où je veux sauvegarder mon fichier Excel et je confirme.

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît.  Je choisis dans cette fenêtre l’onglet "Advanced", pour choisir les commandes avancées.

Commandes avancées pour l’export Excel

Dans cette fenêtre, "Export tasks as Gantt chart" est coché par défaut.  Cela signifie que les tâches de ma carte seront exportées directement sous forme de diagramme de Gantt dans mon tableau Excel.  Mais, par défaut, MindMaple me propose une vue annuelle.  Or, mon projet s’étale sur deux mois seulement et je veux voir le détail du projet.  Je coche donc l’option "Daily view".  Ensuite, je confirme.

Mes données sont exportées et MindMaple me demande si je souhaite ouvrir le fichier Excel : je dis "oui".  Et mes données s’affichent.  Il s’agit d’un tableau unique qui contient à la fois les données texte et le diagramme de Gantt.  Mais pour plus de clarté, j’ai scindé les deux.

Voici donc les données dans le tableau Excel :

Données de tâches dans mon tableau Excel

Tout est ordonné, bien entendu : an niveau 0, mon sujet central "Projet Brochure".  Ensuite au niveau 1, les étapes du projet.  En niveau 2, l’ensemble des tâches à réaliser.  Ensuite, les priorités, dates de début et de fin des tâches, le niveau d’achèvement et enfin, les personnes et les ressources.

Tout est parfaitement clair !

La vue "Diagramme de Gantt"

Passons à présent à la vue de mes tâches sous forme de diagramme de Gantt.

Pour que les données soient facilement interprétables, j’ai repris à gauche la colonne "Resources" qui donne le nom de la personne responsable de la tâche et les ressources qu’elle va utiliser.

Diagramme de Gantt

Le diagramme affiche les tâches depuis le 5 juin – date de départ de mon projet – jusqu’au 13 juillet – date prévue pour la fin de la réalisation de notre brochure.

A gauche, je peux voir qui est responsable de la tâche et en regard, les carrés bleus me signalent la date de départ et la durée de chaque tâche.  Je peux voir ainsi que Martin va créer le chemin de fer les 5, 6 et 7 juin avec un studio de maquettiste.  Frédéric et Nicolas rédigeront une partie du texte avec Scrivener les 11 et 12 juin.  Etc.

Le diagramme de Gantt, n’est pas dynamique : si je modifie les dates de mes tâches dans la colonne de mon tableau, il ne se passe rien au niveau du diagramme de Gantt : je dois le modifier manuellement.  On est donc loin du diagramme dynamique de XMind, par exemple.  Mais il est indéniable que l’exportation vers Excel des données et du diagramme représente un intérêt considérable pour les gestionnaires de projet.

Si je veux modifier quelque chose dans l’ensemble des données, il vaut donc mieux le faire directement sur ma carte et réexporter le tout : il est vrai que cela ne prend que quelques secondes…

A vous d’essayer  : bon travail !

Lien vers le site de MindMaple.

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Avec XMind 2013, il est désormais possible d’exporter le contenu de votre mindmap dans une feuille de calcul Excel.  Voici un tutoriel en vidéo et en photos.

Une des fonctions qui manquaient le plus à XMind, était l’exportation de données d’une carte mentale vers une feuille de calcul Excel.  Cette lacune est aujourd’hui comblée, puisque la version beta de XMind 2013 permet désormais d’exporter des données d’une mindmap vers le célèbre tableur de Microsoft pour y effectuer des calculs sur le contenu.  C’est une des nouvelles fonctionnalités du logiciel.

Voici une carte que j’ai réalisée pour tester cette nouvelle fonction : il s’agit d’une liste de fournitures de bureau.  (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir ou téléchargez la carte sur l’export Excel sur ma page Biggerplate)

Une liste de fournitures

Le but de cette carte est de rassembler une liste de fournitures de bureau avec le nombre d’articles nécessaires dans chaque catégorie, et le prix.  Lorsque la carte sera exportée dans la feuille de calcul Excel, le tableur de Microsoft nous permettra de calculer les montants de chaque catégorie et le montant total des achats.

Plusieurs modes d’exportation vers Excel

La version beta de XMind 2013 permet trois modes d’exportation différents vers Excel.  J’ai illustré la première dans la photo suivante et dans la vidéo de mon tutoriel.  Je présenterai le résultat des autres plus bas sur les illustrations suivantes.

Voici le résultat de cette exportation :

Feuille de calcul Excel

Pour exporter cette carte mentale XMind 2013, j’ai cliqué sur le menu "Fichier", j’ai cliqué ensuite sur "Exportation" et j’ai choisi dans le nouveau menu "Feuille de Calcul".

Ensuite, une fenêtre de dialogue s’affiche, qui me demande des précisions au sujet du mode d’exportation que je souhaite.

Sélectionnez le mode d’exportation

Dans ce cas, j’ai demandé une fusion des cellules.  J’ai également coché l’onglet du sujet flottant, ce qui ajoutera au bas de mon tableau le lieu et la date : Geleen, le 20 juillet 2013.

L’onglet "infos de tâches" est également sélectionné, mais il ne nous intéresse pas ici : il ne concerne que les cartes de gestion de projet dont je reparlerai dans un prochain billet.

Voici une vidéo Youtube qui vous montre comment procéder :

Dans le cas de l’exportation avec "fusion des cellules", les catégories – en fait les sujets principaux de ma mindmap – sont devenus les cellules de la colonne de gauche de mon tableau : elles sont suivies de la colonne "articles" qui sont répartis selon la catégorie à laquelle ils appartiennent.  Ensuite, vient le nombre d’unités à acheter et le prix unitaire de chaque article.

Une fois tout cela exporté dans ma feuille Excel, j’ai pu recalculer les prix et le montant total de mes achats.  Mais après avoir converti mes chiffres en "nombres", car Excel importe tout le contenu de la mindmap comme du texte.  Il y a donc une petite opération intermédiaire à effectuer si vous désirez effectuer du calcul sur les données importées.

Exportation avec le mode "Pivot"

Dans ce mode d’exportation, contrairement à ce qui se passe dans le mode "Fusion des cellules", les catégories ne sont pas rassemblées en une seule ligne, mais bien en autant de lignes qu’il y a d’articles, comme ci-dessous.  Cela peut-être utile si on doit refaire des manipulations sur certains items ou si on doit pouvoir compter les lignes qui comprennent le même libellé, par exemple.

Répartition des cellules par "pivot"

Chaque ligne est répétée et mon sujet flottant figure bien au bas du tableau.

Exportation selon le mode Structure ou Outline

Le troisième mode d’exportation de XMind 2013 vers une feuille de calcul du tableur Excel, est de les rassembler selon la structure ou outline (si vous travaillez avec la version anglaise du logiciel comme moi…).

Voici le résultat de cette opération :

Cellules exportées selon la structure

Chacune des cellule est décalée d’une ligne par rapport à la précédente.  Cela donne des tableaux très aérés par rapport aux précédents, mais cela prend beaucoup d’espace et je ne vois pas très bien  l’application possible de ce type présentation.

Si certains d’entre vous utilisent ce type de structures, ils peuvent éclairer ma lanterne ?

(J’ai écrit "agraphes" au lieu d’agrafes, mais je n’ai pas envie de tout changer : donc, je vous demanderai d’être indulgent(e)s pour cette fois…)

Une spécificité intéressante pour les gestionnaires de projet : désormais, XMind 2013 permet aussi d’exporter vos infos de tâches vers Excel.

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Vous gérez des projets ?  Et vous souhaitez exporter vos informations de tâches vers une feuille de calcul Excel ?  C’est désormais possible avec XMind 2013 comme je vous le montre dans ce tutoriel vidéo.

Dans un article précédent, je vous ai montré comment exporter le contenu d’une carte mentale XMind vers une feuille de calcul Excel.  Aujourd’hui, je vous propose de voir ensemble comment exporter le contenu d’une mindmap de gestion de projet – les infos de tâches – vers ce même tableur de Microsoft.  C’est l’une des nouvelles fonctionnalités de la version beta 2013 de XMind.

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai conçu une mindmap de gestion de projet autour d’un projet fictif : le projet Waw. (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum ou téléchargez cette carte de gestion de projet sur ma page Biggerplate).

Exemple de gestion de projet

J’y ai ajouté des informations de tâches. Les petits marqueurs qui apparaissent à côté des sujets secondaires (comme Rédaction, Mise en page, etc.) indiquent qu’on a attribué cette tâche à une personne, avec un degré de priorité, un début de tâche, une durée ou une date-limite, et d’autres informations que vous pouvez visualiser en cliquant sur l’icone "Infos de tâches" à droite de l’écran ou en cliquant sur le menu "Vue", "Infos de tâches" dans la barre du haut.

Insertion des infos de tâches

Lorsque vous cliquez sur cette commande, vous obtenez cet affichage :

Visualisez les infos de tâches

En haut à droite, figure le nom de la personne à qui la tâche a été assignée, ensuite, le niveau de priorité – ici, le 1, priorité haute – ensuite la date de début de la tâche, la durée, l’état d’achèvement (0 % dans notre cas) et puis ensuite, s’il y a une tâche précédente dont dépendrait notre action : et il n’y en a pas.

Vous pouvez voir cette information sous une autre forme : le diagramme de Gantt, présent dans le logiciel de mindmapping XMind (contrairement à ce qui se passe avec MindMaple qui exporte son diagramme de Gantt vers Excel).

Vue "diagramme de Gantt"

Exportation des tâches vers Excel

Mais à présent, vous pouvez aussi exporter vos infos de tâches XMind 2013 vers une feuille de calcul Excel.  Si, comme moi, vous êtes un(e) habitué(e) des mindmaps et des représentations graphiques, vous n’en avez probablement pas besoin.  Mais ce n’est pas le cas de tout le monde : il vaut donc mieux leur fournir à ces personnes des données sous forme de tableau.

Voici un tutoriel vidéo qui vous montre la procédure à suivre pour exporter vos infos de tâches dans un tableau Excel de Microsoft.

Vous avez vu ?  Ce n’est pas bien compliqué !

Et voici en prime, une image grandeur nature des résultats obtenus après exportation vers la feuille de calcul :

Vos infos de tâche dans une feuille Excel

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Il y a une fonction qui n’est généralement pas bien comprise par les utilisateurs de XMind : autoriser le chevauchement.  Pourtant, bien utilisée, elle offre des perspectives intéressantes.

Plusieurs personnes m’ont fait part récemment du fait qu’elles ne comprenaient pas bien à quoi pouvait servir la fonction "autoriser le chevauchement" dans XMind.  Elles craignaient surtout que les branches ne viennent se recouvrir de manière sauvage et qu’elles ne puissent pas s’y retrouver dans une sorte de plats de spaghettis totalement illisible.

En fait le chevauchement permet de placer un objet au-dessus de l’autre, totalement ou partiellement.  Vous pouvez utiliser cette propriété de manière astucieuse pour donner de la vie et du relief à vos mindmaps !

Voici comment : dans cette carte mentale XMind, j’ai utilisé cette propriété à presque toutes les branches pour les besoins de la démonstration.   Comme d’habitude, cliquez deux fois pour agrandir l’image au maximum et vous pouvez télécharger gratuitement cette mindmap sur l’autorisation de recouvrement sur ma page Biggerplate.

Donner de la vie à votre carte !

Donnez de la vie et du relief à vos mindmaps !

Comme vous le voyez sur la carte, j’ai utilisé à chaque fois des sujets flottants que je suis venu placer partiellement sur le sujet.  J’aurais pu aussi les placer au-dessus, en-dessous ou à côté.  L’essentiel est d’avoir un objet qui apporte un surcroît d’information à votre carte.  Donc, avant d’ajouter un objet de ce type – comme pour tout objet sur votre carte – posez-vous la question : ceci apporte-t-il un surcroît d’information, un élément qui facilitera la compréhension de mon message ?  Ou au contraire, cela risque-t-il de brouiller mon message, de n’apporter que du bruit ?

Ajouter une bulle au portrait d’Obama peut faire vivre une carte de sciences politiques, par exemple : que la bulle montre un extrait significatif du discours que la carte analyse.  Qu’une bulle replace William Shockley dans le cercle des inventeurs ou Darwin en tant qu’auteur de l’Origine des espèces.

Vous pouvez aussi préciser qu’un élément de votre carte doit absolument être étudié pour le prochain examen.  Ou signaler à vos collègues que ce point est incontournable dans le prochain ordre du jour !

ALT pour maîtriser les déplacements et les chevauchements

Avant tout, rendez-vous dans le menu "Modifier" de XMind.  Ensuite, cliquez sur "Autoriser le chevauchement".  Si un onglet apparaît à côté de cette commande, cela veut dire qu’elle est déjà activée : ne touchez plus à cette commande !

Déplacer un sujet flottant autour d’une mindmap peut vraiment constituer une gageure.  Mais avec un peu de pratique de la touche ALT, vous allez maîtriser tout cela avec doigté.

D’abord, créez un sujet flottant en double-cliquant sur le fond de votre carte.  Ensuite, donnez-lui la forme souhaitée, celle d’une bulle de BD, par exemple.  Entrez le texte.

Et puis, cliquez dessus tout en maintenant la touche ALT de votre clavier enfoncée.  Cela empêche le reste de la carte mentale d’attirer le sujet flottant et de le coller au reste.

Lorsque le sujet est à l’endroit désiré, lâchez la touche ALT et le tour est joué !

Si votre mindmap évolue – si vous ajoutez de nouvelles branches – il se peut que vos sujets se déplacent et que vous deviez replacer les sujets flottants au bon endroit.  Recommencez simplement la manœuvre avec la touche ALT.

Et vous : avez-vous déjà utilisé cette propriété "autoriser le chevauchement" de XMind ?  Dans quel contexte ?  Et pour quoi faire ?  Partagez vos expériences, nous en ferons profiter nos lecteurs

Vous pouvez télécharger la version gratuite de XMind et commencer vous aussi à créer des cartes mentales élégantes et esthétiques.

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Comment trouver les bons mots-clés, qui m’apporteront un maximum de visites ?  Se fier à son intuition n’est pas toujours très payant. Pour trouver les mots-clés les plus pertinents pour votre article ou votre page web, utilisez Keyword Eye.  Aujourd’hui, je vais examiner avec vous la version gratuite de cette application de SEO ou référencement naturel.

Trouver des mots-clés pertinents pour ses articles de blog ou de site web peut constituer un véritable casse-tête.  Heureusement, certains outils peuvent nous aider à trouver des mots-clés les plus recherchés sur Internet.  Depuis que Google a remplacé son générateur de mots-clés par un outil compliqué, réservé exclusivement aux abonnés Google Ads, il faut chercher des solutions de remplacement.

Personnellement, j’utilise Keyword Eye et j’en suis satisfait.  Aujourd’hui, je ne vous parlerai que de la version gratuite.  Je développerai les autres options, payantes, dans un prochain article, voire dans plusieurs articles car Keyword Eye Pro recèle des pépites qui valent bien qu’on s’y attarde…

Rendez-vous d’abord sur http://www.keywordeye.com/free/

Ensuite, inscrivez-vous à la version Basic, c’est gratuit.

Lancez la recherche de mots-clés

Pour commencer à chercher les mots-clés pertinents, cliquez sur New, en haut à gauche de votre écran (là où j’ai placé une flèche rouge).

Ouvrir la recherche de mots-clés

Cliquez sur Keyword Suggestion (dans la version gratuite, c’est la seule option disponible).

Une fenêtre de dialogue (menu) apparait au centre de l’écran.  Entrez le mot-clé que vous cherchez dans le champ Keyword, tout en haut de ce menu :

Le menu de recherche

Ici, j’ai entré le mot-clé "emploi", pour lequel je recherche des suggestions.

Ensuite, je sélectionne le moteur de recherche avec l’onglet, en face de Search Engine.  Je sélectionne Google FR puisque je recherche des suggestions en français.

Sélection du moteur de recherche

Le champ suivant, Order the cloud by, me permet d’ordonner les résultats de mes recherches suivant plusieurs critères.

Sélectionnez l’ordre de vos résultats

Comme ce qui m’intéresse dans cette recherche, c’est le nombre de recherches mensuelles, je vais choisir Search Volume Desc, c’est-à-dire le volume de recherches mensuelles par ordre descendant.  J’aurai ainsi les mots-clés les plus recherchés en tête de liste.

Et ensuite, dans Number of results, je choisis l’option 100 qui mrappo’affichera 100 mots-clés.

Interprétez le rapport

Lorsque tout est sélectionné, je clique sur Run report.

Keyword Eye m’affiche alors un nouvel onglet général "Emploi Google FR" qui contient à son tour trois autres onglets : Keywords, Visualizations et Grid View.

Le premier, Keywords, m’affiche un nuage de mots-clés.  Les mots les plus recherchés sont de plus grande taille, les moins recherchés s’affichent en plus petit.

Nuage de mots-clés

Les mots en vert sont ceux pour lesquels la compétition sur Google Ads (les annonces payantes de Google) est la plus faible, en orange ceux moyennement demandés et ceux en rouge, ceux pour lesquels la compétition est féroce.

Visualisation : deux visions différentes des mots-clés

Je clique sur le second onglet, Visualizations, et Keyword Eye m’affiche un camembert à gauche et une matrice à deux axes à droite.

Le camembert visualise le volume de recherches.  La portion en rouge est le mot Pôle Emploi.  C’est lui qui emporte la mise et haut la main.  Dans le graphe de droite, les mots les plus en hauteur sont les plus recherchés.  Tandis que plus on va vers la droite, plus la compétition est dure sur ces mots.

Pôle Emploi se trouve tout à gauche – compétition très faible – et au-dessus des 10.000.000 de recherches, c’est-à-dire qu’il est recherché plus de 10 millions de fois par mois.

Visualisation dans Keyword Eye

Le troisième onglet, Grid View, va me donner une liste de mots-clés, triés par Volume de recherches descendant, puisque c’est ce que j’ai demandé.

La liste de mots-clés

Pôle Emploi arrive en tête avec 11.100.000 recherches par mois.  Et la compétition pour la publicité en ligne (PPC – Pay per Clic) est faible.  Si je place ce mot dans mon article sur l’emploi, je suis certain d’attirer des visites sur mon blog.

ANPE, l’ancienne appellation de Pôle Emploi, draine toujours 1.500.000 visites, il y a certainement moyen de le placer dans mon article.  APEC génère 1.000.000 de visites. Etc.

Le mot emploi seul génère 90.500 visites, c’est-à-dire nettement moins…  A moi d’en tenir compte et de conjuguer ce mot de valeur moyenne avec des mots-clés plus performants pour augmenter mes chances d’êtres lu.

Sélectionner et constituer sa base de mots-clés

Deux autres onglets et boutons sont intéressants pour moi sur cette page Keyword Eye :

le bouton Add et l’onglet Selected Keywords.

En cliquant sur le bouton rouge Add, je vais pouvoir ajouter le mot-clé sélectionné à la liste Selected Keywords.

Je clique donc sur Pole Emploi et ensuite je presse le bouton Add.

Je fais la même chose pour ANPE.  Ensuite, je clique sur l’onglet Selected Keywords.

Sélection de mots-clés

J’ai maintenant deux mots-clés stockés dans ma sélection.  Je peux continuer à chercher des suggestions sur d’autres mots-clés intéressants pour mon article ou ma page web.

Lorsque ma sélection est faite, je peux cliquer sur le bouton vert Download.  Cela me télécharge une page sous format CSV que je peux ensuite ouvrir avec Excel ou le tableur de Google Drive.

Je me constitue ainsi une base de données de mots-clés que je peux utiliser sur mon site.

La version Pro de Keyword Eye permet d’autres opérations plus complexes sur lesquelles je reviendrai bientôt.

En attendant, bon travail

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Un des freins à l’adoption de Prezi par les entreprises françaises était celui de la langue.  C’est terminé !  L’application de présentation parle désormais le français !

Beaucoup d’orateurs, de conférenciers professionnels ou d’entreprises francophones hésitaient à passer de PowerPoint à Prezi.

L’un des freins à ce changement était sans doute le fait que l’application de présentation ne parlait pas la langue de Molière.  C’est désormais chose faite : l’interface de Prezi vous parle aujoud’hui votre langue !

Un simple réglage des paramètres du compte :

Comme je vous le montre dans la vidéo ci-dessous, il suffit de régler les paramètres du compte afin de passer d’une langue à l’autre :

Une excellente alternative à PowerPoint

Prezi est vraiment une alternative intéressante à PowerPoint.  En effet, Prezi vous  permet de :

•  créer des transitions très fluides d’un élément à l’autre
• de zoomer sur les éléments importants
• de regrouper des éléments dans des ensembles significatifs
• de mettre en valeur une partie de l’image à la fois
• publier à plusieurs personnes en ligne, en temps réel
• présenter en ligne à plusieurs personnes, en temps réel
• de vous exprimer avec plus de liberté que n’importe quel autre outil de présentation

Dans les prochaines semaines, je publierai d’autres articles sur les innovations apportées à la nouvelle version de ce logiciel étonnant.

Formations Prezi à Paris et à Liège

Vous êtes intéressé(e) mais vous ne savez pas trop comment maîtriser cette application très différentes du linéaire PowerPoint ?

Participez à nos formations de Paris le 8 mai et de Liège le 22 mai et découvrez une autre façon de présenter !

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Context Discovery vient de créer XMind Summarizer, une nouvelle extension pour XMind : un outil très intéressant pour vos recherches sur Internet !

Read this article in English !

Comment résumer très rapidement une page web ?  Comment trouver des éléments pertinents pour mes travaux sur le web sans perdre trop de temps à tout lire ?

Context Discovery vient de trouver une réponse très satisfaisante à cette question: XMind Summarizer.

On connaissait déjà Web Summarizer, le dispositif en ligne  de résumé de  pages web sous forme de mindmaps.  Mais Context Discovery, la compagnie canadienne   spécialisée dans les résumés de texte automatiques, vient de franchir un pas plus loin en proposant une extension pour XMind.

C’est la compagnie polonaise Smart XMind Extensions qui le diffuse sur la toile : cette dernière est également la conceptrice d’extensions XMind pour Outlook ou des systèmes de gestion du temps et de projet dont j’aurai l’occasion de vous reparler.

En attendant, voici déjà un petit tutoriel sur XMind Summarizer.

Un résumé automatique des pages web intéressantes

Que fait l’extension Web Summarizer pour XMind ?  Elle parcourt une page web, en repère les mots-clés pertinents, copie les phrases dans lesquelles ces mots-clés apparaissent et organise le tout sous forme de mindmap.

Avec l’extension Smart XMind Web Summarizer, tout cela se passe automatiquement dans XMind, comme le résume la carte ci-dessous.

L’extension XMind Summarizer

Pour installer l’extension XMind Summarizer, c’est très simple : rendez-vous sur la page XMind Summarizer et inscrivez-vous pour la licence d’essai de 30 jours : c’est gratuit, mais obligatoire.  Ensuite, si le produit vous séduit, il y a plusieurs souscriptions possibles à partir de 2,99 dollars par semaine.

Enfin, téléchargez le petit programme.  Démarrez votre XMind, et vous avez désormais deux icones de plus dans votre barre de menu, en haut de votre écran : Summarize by topic, qui prend la forme d’un W rouge dans un carré blanc et Summarize, synthétisé par un simple W rouge.

Résumez une page Wikipedia avec Summarize by Topic

La première icone vous permet de résumer automatiquement n’importe quelle page Wikipedia.  Vous tapez le mot-clé que vous recherchez comme sujet central de votre carte XMind.

Ensuite, cliquez sur l’icone Summarize by Topic ou faites un clic droit sur votre souris et au bas du menu, cliquez sur Summarizer et ensuite sur Summarize by Topic, comme indiqué ci-dessous :

La commande Summarize by Topic

Ou comme je vous en fais la démonstration dans la vidéo suivante :

Résumez n’importe quelle page Web avec Summarize

La bonne nouvelle, c’est que XMind Summarizer fonctionne en plusieurs langues, dont le français : vous pouvez donc résumer n’importe quelle page web en anglais, en français, en allemand et en espagnol.

Faisons-en l’expérience avec deux pages web en français sur le marketing de contenu.  J’ouvre une nouvelle carte XMind et je tape "Marketing de contenu" comme sujet central.

Mais cette fois, je ne clique pas sur l’icone "Summarize by Topic", mais sur l’autre icone : Summarize.

XMind Summarizer m’affiche une fenêtre de dialogue avec un champ.  J’y colle l’adresse URL de la première page qui m’intéresse.  Et XMind Summarizer effectue la recherche.  Au bout de quelques secondes, je dispose d’une première branche sur ma mindmap avec une série de mots-clés qui correspondent à ma recherche.

Je répète l’opération avec une seconde page et j’obtiens une seconde branche sur ma carte mentale XMind, avec un autre jeu de mots-clés correspondant à la page.

Quand et comment utiliser XMind Summarizer ?

Surtout n’utilisez pas cette extension XMind pour étudier à votre place !  J’ai écris plusieurs articles sur le sujet et je suis convaincu que ce qui facilite l‘apprentissage par les mindmaps, c’est le fait de construire la carte soi-même.  Car cela fait appel à différentes compétences cognitives.

Si vous utilisez XMind Summarizer pour faire ce boulot à votre place, vous n’avez aucune chance de comprendre et/ou mémoriser quoi que ce soit !

Par contre, cette extension me paraît très intéressante si vous êtes chercheur, documentaliste ou étudiant.  Et que vous devez mener des recherches sur le web.

Car, comme je l’ai montré dans les vidéos de cet article, vous pouvez très rapidement accéder au contenu des pages Wikipedia et autres.  Et de plus, XMind Summarizer les synthétise sous forme de mots-clés pour vous !

Cela me parait donc très prometteur pour tous ceux qui doivent synthétiser de gros volumes d’information, qui doivent conduire des recherches sur des mots-clés, ou qui doivent organiser des pages de savoir.

Cette application ne résumera pas non plus un texte ou un cours à votre place.  Pour cela, il vaut mieux aussi résumer vous-même avec une mindmap.  Mais cette extension vous procurera une base de travail sur laquelle construire votre résumé.  Et c’est déjà beaucoup !

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Prezi est LE logiciel de présentation rival de PowerPoint.  Mais savez-vous qu’il fonctionne aussi avec des raccourcis-claviers ?  Et que ceux-ci vous permettent d’effectuer des choses parfois surprenantes ?

Nous sommes chaque jour plus nombreux à utiliser Prezi.  Le logiciel de présentation rival de PowerPoint a récemment dépassé le pic de 40 millions d’utilisateurs.

Des raccourcis-clavier pour tout faire dans Prezi

Mais beaucoup moins nombreuses sont les personnes qui connaissent toutes les fonctionnalités de Prezi et peuvent utiliser tous les raccourcis-claviers.  Il faut dire qu’ils sont très nombreux et permettent une foule de choses impressionnantes.

Par exemple, vous pouvez créer des objets en miroir : sélectionnez l’objet à dupliquer, par exemple, un ensemble de formes rondes imbriquées les unes dans les autres, tapez ensuite CTRL+SHIFT+D et vous obtenez ceci :

Formes en miroir dans Prezi

Les raccourcis-clavier sont tous repris sur la page Aide du site Prezi, malheureusement, tout en anglais…

Je les ai donc traduits et intégrés dans le manuel Prezi en français que je remets aux participants de mes formations.

Et je me suis dit que je pourrais en faire profiter tout le monde en les publiant ici.  Voici donc la liste complète, en français, des raccourcis-clavier Prezi.

Raccourcis d’édition

Ce sont des raccourci-claviers qui vous permettent de gagner du temps lorsque vous éditez votre Prezi, c’est-à-dire, lorsque vous y intégrez des objets, que vous précisez le chemin de présentation, etc.

• F – Dessiner un cadre ; tapez deux fois pour changer de type de cadre (crochets, cercle, rectangle ou invisible)
• L – Télécharger un fichier sur votre toile (image, pdf, vidéo, swf)
• S – Dessiner une forme ; tapez deux fois pour changer le type de forme (flèche, ligne, rectangle, cercle, triangle)
• P – Activez l’éditeur de chemin
• 1 – Zoomer
• 2 – Dézoomer
• 3 – Tourner dans le sens des aiguilles d’une montre
• 4 – Tourner dans le sens inverse des aiguilles d’une montre
• Delete, Backspace – Effacer les objets sélectionnés
• Gauche, Droite, Haut, Bas – Déplacer la sélection d’un pixel
• SHIFT + Gauche, Droite, Haut, Bas – Déplacer la sélection de 10 pixels
• CTRL + S – Sauvegarder votre prezi
• CTRL + Z – Annuler la dernière action
• CTRL + Y – Refaire la dernière action
• CTRL + D – Dupliquer l’objet sélectionné
• CTRL + C – Copier l’objet sélectionné
• CTRL + V – Coller les objets sélectionnés
• CTRL + SHIFT + M – Change le ratio de l’écran et passe de : 4:3, 16:9, à "sans précision".
• CTRL + SHIFT + C – Ouvre l’éditeur CSS Prezi (à manipuler avec précaution…)
• CTRL + SHIFT + D – Duplique votre contenu et crée une image-miroir (ne fonctionne que pour les images et les flèches, par pour le texte)
• Esc(Escape key) – Termine l’action en cours ou ferme la fenêtre de dialogue active
• Space – Active le mode "Présentation"

Raccourcis de présentation

Ce sont des raccourcis-claviers qui vous permettent de déplacer des objets, de zoomer, d’occulter l’écran pendant votre présentation Prezi.

• Gauche, Droite - Se déplace à gauche ou à droite du chemin de la présentation
• Haut, Bas – Zoome ou dézoome
• B - Occulte l’écran ; il suffit de taper n’importe quelle touche pour revenir là où on était dans la présentation
• Espace – Avance selon le chemin prédéfini (seulement en mode Présentation plein écran)
• PageUp, PageDown – Se déplace en avant ou en arrière pendant la présentation (pas en mode plein écran)
• Escape – Fin de la présentation

J’espère que cette liste de commande vous sera utile.  Bon travail

Envie d’essayer gratuitement Prezi ? ;-)

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Comment mémoriser le contenu de tous mes cours ?  Rapidement et pour longtemps ?  Essayez Cerego.  Cette application de flashcards se base sur les répétitions espacées.

J’ai déjà évoqué la théorie des répétitions espacées dans plusieurs billets de ce blog : notamment un article sur la mémorisation avec les répétitions espacées.

Cerego est une application en ligne basée sur les mêmes principes. C’est une application en ligne de flashcards : des cartes dont une face pose une question et l’autre donne la réponse.  J’ai expliqué les principes de ce type d’outil d’apprentissage dans mon article sur les flashcards pour étudier du vocabulaire.

Cerego  présente de nombreuses fonctionnalités intéressantes et agréables.   L’efficacité du dispositif et son caractère attrayant, voire ludique, en font l’outil idéal pour apprendre avec plaisir !

Une application tellement riche que je vais vous la présenter en plusieurs articles, dont celui-ci est le premier.

Une interface conviviale et attrayante pour apprendre avec plaisir

Dans son intervention sur TED – l’école tue la créativité – Ken Robinson affirme que les enfants sont des étudiants naturels.  Pour eux, l’apprentissage est un plaisir intense !

Ce plaisir s’émousse et disparaît chez la plupart des adolescents, puis des adultes.  Une des raisons de ce désintérêt est l’inadéquation des méthodes d’études.  Dans mes formations pour étudiants, la majorité des participants n’a pas de réel problème de compréhension, ni d’intelligence.  Simplement, les méthodes proposées à l’école ne leur conviennent pas !  Et donc, le plaisir d’apprendre n’est plus au rendez-vous…  La démotivation, le découragement se sont installés.  Parfois, de manière durable.

Cerego semble avoir compris que l’esthétique d’une application, son dynamisme, sa navigabilité, en un mot son "attractivité" peuvent jouer un grand rôle dans le plaisir d’apprendre.

Cerego propose donc une interface à la fois conviviale et attractive.

Interface de Cerego

• En 1, le bouton "Learn" vous donne accès aux éléments que vous êtes en train de réviser : tous les jeux de flashcards en cours.
• En 2, le bouton "Create" vous permet de créer vos propre jeux de flashcards, un élément sur lequel je reviendrai en détail dans un autre article.
• En 3, le champ "What will you learn today ?" – qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ? – est un champ "moteur de recherche" pour trouver de nouveaux jeux de flashcards à mémoriser
• En 4, "Browse" vous permet de naviguer dans toute la bibliothèque de flashcards et de trouver les jeux qui vous conviennent
• En 5, "How it works" constitue une collection de documents explicatifs (en anglais uniquement) sur le mode de fonctionnement de Cerego
• En 6, "About" vous donne accès à des pages sur l’application, l’équipe, l’entreprise, les emplois vacants, etc.
• En 7, "Me" vous permet de gérer votre compte Cerego
• En 8, la "Memory Bank" est le principal outil de gestion de votre mémorisation à long terme
• En 9, "Next Up", sont les jeux de flashcards en cours, ceux que vous êtes occupés à mémoriser à long terme

 Comment utiliser Cerego pour mémoriser plus vite et à long terme ?

Comment utiliser l’application en ligne de flashcards Cerego pour mémoriser des choses à long terme et sans trop d’effort ?

Je détaille ci-après la marche à suivre.   C’est très simple.

1. Trouvez le jeu de flashcards que vous voulez étudier

Pour trouver le jeu de flashards que vous voulez mémoriser, cliquez sur le lien "Browse" en 4 : Cerego affiche alors la bibliothèque de flashcards disponibles.

La bibliothèque de Cerego

Pour affiner votre sélection, cliquez sur une des catégories ou sous-catégories à gauche de l’écran.

Vous pouvez également filtrer les flashcards selon que vous vouliez des "Sets" ou des "Séries".

Un "Set" est un jeu de flashcards sur un thème ; une "Série" est une collection de "Sets" sur le même thème.

2. Lisez la description des flashcards et commencez à étudier

Par exemple, la Série "Habla Espagnol" – Parlez l’espagnol – comporte 10 "Sets" de 100 mots chacun, soit un total de 1000 mots.

Détail d’une série Cerego

Pour obtenir la description complète de cette série, cliquez d’abord sur "Detail".  Cerego vous donne une description détaillée du contenu de la série et des bénéfices que vous pouvez en tirer.

Si vous êtes décidé, vous pouvez commencer à étudier tout de suite en cliquant sur le bouton "Learn" en bas à droite de la description.

3. Ajoutez des flashcards à votre calendrier ou à votre bibliothèque ou partagez-les avec vos amis

Vous pouvez aussi utiliser les autres options à partir du menu "More" sur la couverture du Set ou de la Série.

Cerego vous offre alors trois options supplémentaires :

Autres options de Cerego

• En 1, l’option "Add to Schedule" ajoute la série au calendrier de Cerego : l’application me rappellera donc d’étudier cette série à intervalles réguliers
• En 2, l’option "Add to Library" me permet d’ajouter la série à ma collection personnelle de flashcards, sans pour autant en programmer l’étude
• En 3, l’option "Share" me permet de partager la série avec des amis via e-mail, les médias sociaux ou de l’intégrer dans un site web : pratique pour les écoles, l’enseignement en ligne, du type MOOC, par exemple…

4. Ouvrez le set ou la série de flashcards et commencez à étudier

Lorsque vous avez appuyé sur "Learn" Cerego affiche l’écran suivant : c’est le premier écran d’accueil de votre set (votre jeu de flashcards) pour apprendre l’espagnol.

Ecran d’accueil du set Apprendre l’espagnol

L’écran vous demande combien d’articles (de flashcards) vous souhaitez étudier ?

Laissons-le à 10 pour commencer.

Ensuite, Cerego vous propose la première flashcard.  D’abord le mot en espagnol, que vous entendez prononcer par un locuteur hispanique pendant que vous le lisez.  Ensuite, la définition.  Et enfin, les deux.  Le tout s’affiche pendant quelques secondes afin que vous puissiez bien mémoriser l’ensemble.

Flashcard d’espagnol dans Cerego

5. Utilisez les phrases-types pour vous aider à contextualiser le nouveau mot

Pour vous aider à comprendre le mot, Cerego vous propose des phrases-types, écrites, prononcées à haute voix et illustrées : c’est un excellent moyen de contextualiser le nouveau mot et :

• d’aider à la compréhension
• d’ancrer la nouvelle notion en la replaçant dans un contexte particulier

Phrases-types dans Cerego

Vous accédez à ces phrases-types en cliquant sur "Sentences" en haut de la fiche.

Lorsque vous avez retenu le nouveau mot, cliquez sur "Got it" (j’ai compris) et Cerego vous propose soit de mémoriser un nouveau mot, soit de répondre à une première question.

6. Tapez les mots dans les cases prévues pour maîtriser l’orthographe espagnole

Cerego vous propose certaines flashcards avec des "trous" dans les phrases-types : vous devez compléter ces phrases en tapant le mot en espagnol.  Une bonne façon d’apprendre à maîtriser l’orthographe !

Mot à remplacer

Apprendre avec les répétitions espacées et la Memory Bank

Vous avez demandé à étudier 10 nouveaux mots : Cerego va donc vous proposer ces dix nouveaux mots de façon régulière : si vous les avez retenus rapidement, sans vous tromper, il ne vous les représentera plus avant un moment.  Sinon, vous devrez les revoir rapidement.  C’est l’application de la théorie des répétitions espacées.

Nous verrons dans un prochain article comment Cerego gère ces répétitions à l’aide de la Memory Bank.  Et ensuite, nous verrons comment créer vos propres fiches dans Cerego.

Lien vers l’application Cerego.

Bon travail !

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Pas toujours facile de gérer sa veille sur Internet : les "signets" sont une fonction de Mindomo qui vous permettent de créer des cartes mentales ou mindmaps à partir de liens Internet.

Vous êtes étudiants et vous devez classer vos liens de référence ?  Vous êtes cadre ou chef d’entreprise et vous souhaitez organiser l’information glanée sur Internet ?  Vous êtes employé(e) et votre patron vous demande de constituer un dossier sur un thème précis ?  Ou vous êtes  journaliste et vous rassemblez de l’information en vue d’un article ?

Dans toutes ces situations, Mindomo peut vous aider !

Une mindmap pour organiser tous vos liens

Mindomo propose une fonction extrêmement intéressante pour toutes les personnes qui doivent rassembler de l’information à partir d’Internet : les signets.

Sous cette appellation un peu anodine et sans relief, se cache un jeu de fonctionalités très utiles, actionnables d’un clic droit de souris.   Elles permettent de glaner des informations sur Internet et de les rassembler dans une ou plusieurs mindmaps (ou cartes mentales).

De cette façon, vous organisez une banque de connaissances de manière hiérarchisée.  Une banque de connaissances accessible partout puisque Mindomo fonctionne sur toutes les plateformes et en ligne.

Installez l’extension pour votre navigateur

Vous cherchez des pages Internet sur une thématique précise : l’utilisation des réseaux et médias sociaux en classe.  Vous cherchez sur Internet et vous trouvez une foule de pages intéressantes qui traitent de cette thématique…

Comment les rassembler dans un même endroit et les organiser sous forme de Mindmap sans utiliser d’interminables copier/coller ?

Utilisez la fonction "Signets" de Mindomo.

Pour cela, rendez-vous d’abord sur la page Outils de Mindomo.  Installez ensuite l’extension qui correspond à votre navigateur : Chrome, Firefox ou Safari :

Extensions de navigateurs

Procédez comme pour n’importe quelle extension.

Lorsque l’opération est terminée, un nouveau widget a été ajouté à votre navigateur : un petit bouton rouge, le logo de Mindomo.  C’est lui que vous allez utiliser pour sélectionner les liens et les envoyer vers Mindomo pour les organiser dans une mindmap.

Trouvez les pages intéressantes sur le web et envoyez les liens à Mindomo

Tapez "enseigner avec les réseaux sociaux" dans Google et commencez à explorer les différentes pages : ouvrez-les d’un clic droit de la souris sur le lien correspondant.  Elles s’ouvrent dans un nouvel onglet.  Lisez-les en diagonale pour en comprendre le sens général.  Si elles vous intéressent, cliquez sur le bouton rouge (le widget) Mindomo et le lien (adresse URL) de la page est immédiatement transféré dans le logiciel de mindmapping.

Vous pouvez le vérifier grâce à l’encadré qui apparaît au centre de l’écran à chaque fois qu’un lien est transféré :

Encadré Mindomo

Créez une mindmap Mindomo à partir des liens sélectionés

Lorsque vous avez récolté vos liens, allez dans Mindomo.  Cliquez sur "Signets" et les liens que vous avez sélectionnés sont à présent listés dans ce répertoire.  Cochez les petites boîtes à gauche de ceux que vous voulez organiser.  Et cliquez sur le petit bouton "Créer une map".  Mindomo crée une mindmap à partir des signets retenus.

Voyez toute l’opération sur la vidéo ci-dessous.

Lorsque vous avez terminé, votre mindmap contient toutes les pages retenues : ces pages sont devenues des sous-sujets de votre carte mentale et un hyperlien est attaché à chaque sous-sujet.  Il suffit de cliquer sur cet hyper-lien pour ouvrir la page correspondante dans votre navigateur.

Mindmap Mindomo

Complétez votre mindmap avec de nouveaux liens trouvés sur le web

Oui, mais alors, quand ma carte est créée, comment puis-je ajouter de nouveaux liens ?

En procédant presque de la même façon.

Récoltez vos liens de la même manière qu’auparavant.  Et lorsqu’ils sont envoyés sur Mindomo, n’ouvrez pas le répertoire "Signets", mais bien la carte dans laquelle vous avez organisé vos liens précédents.

Ensuite, cliquez sur l’icone en forme d’ampoule qui se trouve tout au bas du menu de gauche :

Menu Signets de Mindomo

Cliquez ensuite sur l’onglet à droite du signet que vous souhaitez insérer.  Précisez si vous souhaitez l’insérer comme nouveau sous-sujet de votre mindmap ou comme hyperlien dans un sous-sujet existant.

Dans le premier cas – comme dans l’illustration ci-dessous – Mindomo ajoute à votre mindmap un sous-sujet dont le contenu est le titre original de la page Web et assorti d’un hyperlien qui ouvre automatiquement la page dans votre navigateur.  Si vous avez demandé d’ajouter un lien, celui-ci viendra s’ajouter à un sous-sujet existant.

Ajouter comme sous-sujet

Le nouveau sous-sujet apparaît alors dans votre mindmap, assorti d’un hyperlien vers la page web d’origine, comme ici :

Un nouveau sous-sujet dans ma mindmap

Vous pouvez donc continuer à alimenter votre carte au fur et à mesure de vos trouvailles.

Les articles peuvent être hiérarchisés en différentes catégories : vous pouvez les ajouter comme sous-sujets d’autres sous-sujet.  Par exemple, vous pouvez créer des catégories :

• outils
• méthodes
• exercices

Et ajouter des articles pertinents comme sous-sujets de ces catégories.

Remarque : lorsque vous avez placé vos signets dans votre mindmap, pensez à les effacer de la liste pour ne pas vous retrouver avec des centaines de liens inutiles…

Sélectionnez du texte à envoyer dans votre mindmap

Vous pouvez également sélectionner du texte dans une page web et n’envoyez que la partie sélectionnée dans vos signets : une bonne façon de créer des citations dans une carte.

Sélectionnez d’abord le texte à envoyer avec votre souris.  Puis, d’un clic droit, sélectionnez la commande "Send text to Mindomo".  Et le tour est joué !

Menu "Envoyer du texte vers Mindomo"

Allez ensuite dans Mindomo.

Rendez-vous à la page "Signets" : votre texte s’y trouve bien :

Texte sur la page "Signets"

Rendez-vous dans une mindmap.

Cliquez sur l’icone en forme d’ampoule du menu gauche : votre texte se trouve aussi dans la partie "Marque-pages" de Mindomo.

Texte dans le menu Marque-pages

Vous pouvez l’ajouter en tant que sous-sujet – mais ce sera un sous-sujet très long et peu lisible sur votre carte mentale.

Mais vous pouvez aussi l’ajouter comme "note" ce qui est beaucoup plus intéressant.  Créez donc un nouveau sous-sujet "réglementation" et ajoutez-y le texte sélectionné, comme ceci :

Texte ajouté en note

De cette façon, le texte sélectionné n’encombrera pas votre carte mentale en tant que sous-sujet démesuré.  Et le texte sera lisible en passant le pointeur sur l’icone en forme de document attachées au sous-sujet "Réglementation".  En cliquant sur cette icone, vous pourrez éditer le texte.

De plus, si vous exportez votre mindmap Mindomo vers Word, ce texte apparaîtra en tant que paragraphe en-dessous du titre "Réglementation" dans votre traitement de texte.  De quoi vraiment gagner du temps lorsque vous devez rédiger un document avec des fragments issus d’autres textes.

C’est une des nombreuses astuces que j’enseigne dans mes formations  pour étudiants.

Inscrivez-vous gratuitement sur Mindomo pour essayer ce fabuleux logiciel de mindmapping !

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Comment gérer la mémorisation de vos cours avec l’application de flashcards Cerego ?  La Memory Bank va vous y aider.  Examinons de plus près ce dispositif et l’aide qu’il peut vous apporter.

La théorie des répétitions espacées postule qu’il faut réviser les choses que nous avons étudiées juste avant de les oublier : cela permet de contrer la "courbe d’oubli d’Ebbinghaus" et d’obtenir le schéma suivant :

Impact des répétitions espacées

Dans un article précédent, nous avons vu que Cerego, l’application en ligne de flashcards, utilise cette théorie des répétitions espacées afin de vous aider à mémoriser vos cours à long terme.

En fait, c’est surtout la Memory Bank qui va vous aider à gérer votre mémorisation à long terme.

La Memory Bank, un outil pour gérer votre mémorisation à long terme

La Memory Bank est un dispositif de visualisation de votre mémorisation.  Elle vous donne en permanence des indications sur le degré d’activation des flashcards étudiées et la qualité de leur mémorisation à long terme.

1. Le degré d’activation et de rétention à long terme

La Memory Bank est une matrice à deux entrées :

• à l’horizontale, vous avez une ligne du temps
• à la verticale, le degré d’activation de ce que vous avez étudié jusqu’à présent

Ce sont des petites boules colorées qui glissent le long de ces deux axes qui vous indiquent où vous en êtes dans la mémorisation :

• plus ces petites boules sont à droite de la Memory Bank, plus les choses qu’elles représentent sont mémorisées à long terme
• plus ces petites boules sont en haut de la Memory Bank, plus elles sont activées dans votre mémoire

La Memory Bank de Cerego

En position numéro 1 sur cette illustration, un élément qu’il est plus qu’urgent de revoir :

• il est rouge vif (cote d’alerte),
• il est tout au bas de la Memory Bank : il n’est quasiment pas activé dans ma mémoire
• il est tout à fait à gauche de la Memory Bank : il n’est pas encore entré dans la mémorisation à long terme

En position numéro 2, un groupe de souvenirs en meilleur état :

• ils sont orangés
• ils sont un peu plus hauts dans l’activation
• ils sont mieux placés dans la mémorisation à long terme

2. Le degré d’urgence des révisions pour consolider la mémorisation à long terme

Ces deux groupes forment les 19 "facets", c’est-à-dire "faces" de flashcards que je dois revoir de manière urgente : c’est ce que me dit d’ailleurs le bouton "Urgent : 19" en bas de la matrice.  En cliquant sur ce bouton, je vais lancer le démarrage de ce groupe de flashcards.

En position numéro 3, un groupe de cartes qui ont été revues et maîtrisées récemment : elles sont de couleur verte, en-dessus dans l’activation et plus à droite : elles entrent dans la mémorisation à long terme.

Et enfin, en position numéro 4, des éléments qui viennent juste d’être révisés et qui sont donc très haut en activation et se dirigent vers la droite : vers la mémoire à long terme.

Les éléments ne touchent le bord droit qu’après un certain nombre de répétitions sans erreurs : vous les maîtrisez, ils font désormais partie de votre mémoire à long terme !

Une visualisation des progrès de mémorisation à long terme

Que se passe-t-il après que j’ai révisé ces différents éléments ?

Voyons la Memory Bank pour constater mes progrès :

Memory Bank : visualisation des progrès

 Mon groupe de gauche n’est plus rouge, désormais, mais vert.  Il n’est plus au bas de la Memory Bank, mais tout au-dessus : il vient d’être réactivé.

Et il est un peu plus sur la droite, car après deux révision, une partie de ces informations glisse vers la mémoire à long terme par le biais de l’hippocampe, cette partie du cerveau qui sert de "passerelle" entre la mémoire à court terme et la mémoire à long terme.

Le mot "Urgent" est désormais accompagné d’un zéro : plus aucune carte ne doit être revue en urgence.

Un rappel des dernières cartes étudiées

La Memory Bank vous indique quel jeu de flashcards a été révisé et à quel moment : date et heure.

Dernières flashcards révisées

Dans cet exemple, je viens juste de réviser mes flashcards d’espagnol, tandis qu’il y a déjà deux jours que je n’ai pas étudié l’anatomie du cerveau.

Dans la partie "Calendrier de révisions" (Your Review Schedule), vous trouverez donc :

Calendrier de révisions Cerego

• Dans Next Up (prochain à revoir) : Brain Anatomy, pour lequel j’ai atteint 63 % de mon objectif
• Dans Coming Soon (à revoir bientôt) : Habla Espagnol pour lequel j’ai atteint 7 % de mon objectif (mais je viens juste de le réviser)

La visualisation des flashcards à réviser

Cerego, via sa Memory Bank, vous offre une visualisation des cartes à réviser prochainement :

Prochaines flashcards à revoir

Certaines sont à revoir le 2 août, d’autre le 3 et enfin, les dernières, le 5 août.

De nouveau, il s’agit d’un des aspect de la théorie des répétitions espacées : il ne sert à rien d’étudier ce que vous maîtrisez déjà.  Les cartes que vous maîtrisez ne seront donc pas étudiées immédiatement, mais dans les prochains jours…

Une indication du degré de difficulté des éléments étudiés

Cerego vous fournit aussi une idée du degré de difficulté des éléments déjà étudiés :

Degré de difficulté des sujets étudiés

Les sujets sont divisé en quatre catégories :

• faciles
• modérés
• difficiles
• très difficiles

Les petites boules vertes indiquent le nombre de flashcards réparties dans chaque catégorie.

Des statistiques sur votre temps d’étude

La Memory Bank de Cerego vous indique aussi le temps que vous avez passé à réviser vos flashcards :

Visualisation du temps d’étude

Vous pouvez donc voir le temps réel passé à étudier.  C’est une constante chez tous les étudiants que je coache : ils ont tendance à largement surévaluer le temps passé à l’étude…

Et après quelques jours sans révisions ?

Que se passe-t-il si je passe plusieurs jours sans m’exercer ?

Après quelques jours sans exercice…

Et bien, la Memory Bank ne ne fait pas de cadeau !

Les deux jeux de flashcards effectuent une véritable chute libre dans la visualisation de mes progrès.

Les deux sphères ont descendu de façon dramatique dans l’activation et ont changé de couleur : mon cours d’espagnol a même viré au rouge.  Il est plus que temps de réviser tout ça !

Conclusion

Avec sa Memory Bank qui vous permet à chaque instant de mesurer vos progrès, vous prenez vraiment le contrôle de vos révisions.

Vous savez à tout moment où vous en êtes, ce qui est connu, ce qui n’est pas encore maîtrisé et ce qui doit être révisé d’urgence.

Un outil en ligne, gratuit, agréable et performant !  Que vous trouverez en cliquant sur Cerego.

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Je continue ma série d’articles sur la mémorisation des cours avec Cerego : et aujourd’hui, j’examine avec vous comment créer vos propres jeux de flashcards.  Et en particulier, des flashcards pour étudier les langues.

Dans mes articles précédents, je vous ai montré comment utiliser Cerego pour mémoriser vos cours et comment gérer vos répétitions espacées avec la Memory Bank.

Aujourd’hui, je vous invite à faire un pas supplémentaire et à créer vos propres jeux de flashcards.

Création du jeu de flashcards, pas à pas

Je vais vous décrire, dans les paragraphes suivants, toute la procédure pas à pas pour créer votre propre jeu de flashcards Cerego.

1. Créez votre premier jeu de flashcards avec le bouton Create

Pour créer votre premier jeu de flashcards, cliquez d’abord sur le bouton "Create" à gauche de votre écran.  Celui-ci devient vert et affiche l’écran d’accueil suivant :

Ecran d’accueil de la partie "Créer"

Comme vous n’avez encore rien créé, votre menu "My Content" (Mon Contenu) est vide.

Cliquez sur le bouton "Create a new set".

2. Ajoutez une description à votre jeu de flashcards

Ensuite, Cerego vous demande d’ajouter un titre et une description à votre jeu de flashcards.  Je crée un jeu de cartes pour apprendre le français, destiné à un public anglophones de vrais débutants dans l’illustration ci-dessous :

Ajoutez une description

Ajoutez une description la plus précise possible du contenu de vos flashcards : il faut que le visiteur de Cerego comprenne immédiatement à quoi il a affaire.

3. Ajoutez une catégorie à votre jeu de flashcards

Ensuite, Cerego vous demande d’ajouter une catégorie à votre jeu de flashcards : j’ajoute mon jeu dans la catégorie "Languages", langues.  Comme ceci :

Sélectionnez une catégorie

Ensuite, Cerego me demande de préciser la langue à apprendre et ma langue d’origine.  J’entre donc "English" pour la langue à apprendre et "French" pour ma langue d’origine.

4. Ajoutez une image de couverture à votre jeu de flashcards

Après cela, Cerego vous demande d’ajouter une image de couverture à votre jeu de flashcards.   Choisissez-la avec soin, car c’est la première chose que verront les Internautes lorsqu’ils découvriront votre jeu.  Vous n’aurez pas une seconde chance de faire bonne impression !

Ajoutez une image

 Cette image peut s’ajouter par "glisser-déposer" au centre du rectangle gris ou en sélectionnant un fichier-image sur votre disque dur (ou un autre périphérique).  Vous pouvez aussi indiquer l’URL (adresse web) d’une image présente sur un site web (position 1) ou encore ajouter une image en provenance de Flickr (position 2).

Comme toujours pour les images, soyez prudents : assurez-vous que vous possédez bien les droits d’exploitation de cette image !

 Créez votre première flashcard

A ce stade, nous avons posé les bases de notre jeu de flashcards, mais nous n’avons pas encore créé de flashcard.

C’est ce que nous allons aborder à présent : comment créer notre première flashcard.  Cerego nous présente un écran d’accueil : il nous demande si ce jeu doit être privé ou public.  En réalité, vous ne pouvez rendre votre jeu public qu’à partir de 5 "facets" ou 5 nouvelles flashcards.

Ecran de création de la flaschcard

C’est une des dimensions très positives de ces applications en ligne de flashcards : le partage.  Les efforts de chacun profitent donc à tout le monde.

1. Choisissez un template ou modèle pour votre flashcard

Prochaine étape : choisir un modèle ou "template" pour votre jeu de flashcards.

Choisissez un modèle pour votre flashcard

Le choix de ce modèle est conditionné par le type de flashcards que vous désirez créer.

Le premier modèle est celui des "Associations" : un template intéressant pour donner des définitions de vocabulaire scientifique, par exemple.  Un mot ou une expression est donnée sur la première face (facet, dans le jargon de Cerego) et ensuite, une ou plusieurs associations (mots, image, son) sont combinées avec ce mot pour faciliter la rétention.

"Language", vous l’aurez compris, est un modèle destiné à l’apprentissage des langues.  Il permet de construire des questionnaires basés sur un mot de vocabulaire dans une phrase en langue étrangère et d’y associer des questions, du son, des images, des textes à trous que les étudiants doivent remplir.

"Passages" vous permet de construire des textes à trous : excellent moyen de se rappeler des concepts, des noms d’auteurs ou de scientifiques, de formules de mathématiques, etc.

Je n’aborderai pas aujourd’hui les deux autres templates ou  modèles (Régions et Séquences) : car ils sont trop éloignés de ce que je veux illustrer dans ce billet, la création de flashcards pour apprendre une nouvelle langue.

Sachez toutefois que Régions vous permet de créer des flashcards qui se concentrent sur des parties d’ensemble (idéal pour créer des flashcards de mécanique ou  d’anatomie, par exemple).  Tandis que "Sequences", qui n’est pas encore opérationnel, permettra de créer des "séquences" c’est-à-dire des éléments épars à remettre dans un ordre prédéfini.  Je reviendrai sur ces différents modèles dans d’autres articles à venir.

2. Ajoutez une flashcard de vocabulaire

Lorsque vous avez cliqué sur le bouton de template "Language", Cerego vous affiche un nouvel écran composé de deux grandes parties :

• à gauche, tout ce qui concerne le mot dans la langue à apprendre
• à droite, tout ce qui concerne le mot dans la langue d’origine

Tout en haut à gauche, l’onglet "Item Style" qui vous permet de sélectionner le style de la flashcard que vous allez ajouter.  Par défaut dans le modèle "Language", le style est "Vocabulary", soit "vocabulaire".  Nous allons conserver ce style pour les cinq premières flashcards.  Cela permettra d’introduire le vocabulaire de manière progressive avant de proposer quelques exercices autour de celui-ci :

Ajouter une flashcard de vocabulaire

3. Ajoutez de l’image et du son à votre flashcard de vocabulaire

En cliquant sur l’icone en forme d’image en haut, au milieu de la fiche de gauche, vous pouvez ajouter une image par "glisser-déposer", par sélection d’un fichier sur votre disque dur, par URL ou depuis Flickr.

Vous pouvez également ajouter du son à votre flashcard en cliquant sur l’icone de droite en forme de haut-parleur : Cerego vous demande alors de télécharger un fichier de type audio.  Personnellement, j’utilise Audacity pour créer mes fichiers son.  C’est un logiciel libre, entièrement gratuit qui offre une panoplie d’outils professionnels.  Vous n’aurez pas besoin de toute cette boîte à outils pour créer vos fichiers son, il vous suffit d’enregistrer votre voix et d’exporter l’enregistrement au format *.wav et le tour est joué.  Avec un peu de pratique, cela va vous prendre quelques secondes par enregistrement…

Occupez-vous ensuite du mot anglais : ici, j’ajoute la traduction "The classroom" et la catégorie "Noun" pour signaler à mes apprenants que ce mot est bien un substantif (un nom).  Cette catégorie vous permet aussi de signaler les verbes, adjectifs, prépositions, etc.

Lorsque vous avez entré votre premier mot, votre image, le son, Cerego vous offre un écran récapitulatif :

Ecran de synthèse des associations

Avec notre seconde carte de vocabulaire, nous avons une image, du son, du texte, mais aussi 3 questions à choix multiples déjà prêtes.  Nous pouvons aussi ajouter une phrase-type pour mettre le nouveau mot dans son contexte.

4. Ajoutez une phrase-type pour contextualiser le nouveau mot

Cerego vous permet de créer des phrases-types pour contextualiser le nouveau mot : cette phrase sera elle aussi accompagnée d’une image et de sa prononciation enregistrée sous forme d’un fichier audio.

Ajout d’une phrase de contexte

Pour mettre le nouveau mot en évidence, on l’enserre – ainsi que sa traduction – entre deux astérisques.  Le mot est ainsi placé en caractères gras et en orange.

N’oubliez pas de sauvegarder le tout en cliquant sur "Save".

Cerego vous donne alors une page de synthèse de vos deux premières flashcards :

Synthèse des deux premières flashcards

5. Commencez à étudier

Ajoutez encore quelques items, au moins 5.  De cette façon, Cerego pourra vous confectionner un jeu de questions suffisantes pour commencer à étudier.

Vous pourrez aussi publier votre jeu de flashcards sur Cerego : ainsi d’autres internautes pourront eux aussi apprendre le français grâce à vos efforts !

Voici un enregistrement vidéo du fonctionnement de mes 5 premières flashcards dans Cerego :

A vous de jouer !  N’hésitez pas à me faire part de vos expériences.

Lien vers Cerego.

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La plupart des (bons) logiciels de mindmapping exportent la structure et/ou le contenu d’une carte mentale vers Word ou d’autres éditeurs de texte.  Mais qu’en est-il de l’import de texte pour créer une Mindmap ?

Avec Mindomo, c’est très facile.

Importation d’un fichier au format txt

Il suffit de vous rendre dans l’interface « Cartes » de Mindomo.

Ensuite, au lieu de cliquer sur « Créer » comme pour créer une carte mentale depuis zéro, cliquer sur « Importer ».

Une fenêtre de dialogue apparaît ensuite.

Choisissez l’appareil ou le périphérique depuis lequel vous allez importer votre texte :

• votre ordinateur
• Dropbox
• Google Drive

Ensuite, dans les formats proposés, sélectionnez : « Text Fichier » (*.txt)

Patientez quelques secondes…

Les lignes de texte forment les éléments de votre mindmap Mindomo

Votre fichier est devenu une mindmap Mindomo !

Importation du texte dans Mindomo

La première ligne de votre fichier est devenue le sujet central de votre carte mentale.

La deuxième ligne est devenue le premier sujet principal (branche principale) de votre mindmap.

Et ainsi de suite.

Une vidéo pour montrer l’ensemble du processus d’importation du texte

Pour que ce soit encore plus simple pour vous, regardez comment faire sur la vidéo Youtube ci-dessous :

Vous voyez, cela ne prend réellement que quelques secondes.

N’abusez pas de cette facilité !

Importez des textes courts, des listes, des notes prises au vol et qui consistent en quelques mots-clés.

N’importez pas de phrases interminables qui deviennent rapidement des mindmaps illisibles !

Bon travail ;)

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Un dessin vaut mieux qu’un long discours.  Une mindmap, avec le texte et l’image vaut mieux qu’un dessin.  Mais comment transformer une mindmap Mindomo en présentation ?  Suivez le guide !

Les mindmaps sont des outils très efficaces pour communiquer, contrairement à ce que croient certaines personnes qui en parlent généralement sans y connaître grand chose.  J’ai présenté des dizaines de situations en public avec une mindmap et je ne l’ai jamais regretté.

Une façon unique d’illustrer les idées et la structure qui les lie

La grande force des mindmaps est non seulement de visualiser nos idées, mais surtout de montrer les liens qui existent entre elles, la structure selon laquelle elles s’organisent.

J’ai pris l’exemple d’une carte mentale que j’ai réalisée il y a quelques semaines pour présenter la nouvelle interface de classe virtuelle School de Mindomo.

Une interface très complète

On comprend parfaitement – si on connaît les codes du mindmapping – que le thème de la carte est cette interface School, qu’elle permet le partage automatique de mindmaps, que l’accès se fait par le logiciel Mindomo, etc.

Les illustrations concourent à une meilleure compréhension, à l’identification quasi-immédiate des différents éléments tandis que les branches organisent la disposition spatiale de l’ensemble et visualisent la hiérarchie des concepts et la façon dont ils sont liés.

Le module présentation : un support visuel complet

Lors d’une présentation, on peut utiliser cette carte de façon statique : je désigne les éléments de la carte un à un au fil de mon discours.  Ou je peux tirer avantage des éléments dynamiques de la carte et « déplier » les branches les unes après les autres.  C’est déjà plus attrayant pour mon audience.

Mais le module de présentation de Mindomo permet d’aller beaucoup plus loin : en quelques clics, il transforme ma carte en une présentation dynamique, avec zooms et translations fluides, à l’instar de Prezi.

Transformer une mindmap en présentation prend au plus quelques minutes.  L’insertion des diapositives se fait de manière très intuitive.  Et peut être modifiée à tout moment.

En outre, une carte Mindomo rendue publique devient automatiquement une présentation interactive en ligne : les internautes peuvent actionner votre présentation à l’aide des flèches gauches et droites.  Vous pouvez également intégrer votre carte dans une page de votre site web ou de votre blog.

Bref, un outil de présentation moins complet que Prezi, mais qui vous permettra de créer des présentations en quelques clics à partir de vos mindmaps existantes.  Et que vous pouvez utiliser partout.

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Show and Tell, le dernier livre de Dan Roam, pas encore disponible en français, est très proche de ma propre conception du storytelling avec Prezi.  Je vous en explique les principes que je mets en images avec Prezi.

Show and Tell

Dan Roam est surtout connu pour son ouvrage Convaincre en deux coups de crayon où il explique comment quelques traits dessinés sur le revers d’une serviette peuvent être plus expicites qu’un long discours.  Il a également édité un autre ouvrage qui, personnellement me touche encore plus : Show and Tell, How Everybody Can Make Extraordinary Presentations (Montrez et racontez, comment tout le monde peut créer d’extraordinaires présentations).

Dan Roam ne parle pas spécifiquement de Prezi, mais la manière dont il conçoit ses présentations me rappellent de façon très directe ce que j’essaie de transmettre lors de mes formations « Racontez vos histoires avec Prezi« .

Trois principes simples du storytelling

Dan Roam ne s’embarrasse pas de théories inutiles.  Il rappelle trois principes simples qui devraient guider toute présentation avec support visuel :

1. Dites la vérité
2. Racontez une histoire
3. Racontez votre histoire en images

1. Dites la vérité

C’est un principe dont les « communicants » oublient parfois jusqu’à l’existence…

Récemment, une personne sur le point de quitter le conseil d’administration d’une entreprise me disait : « nous allons faire un storytelling pour communiquer aux gens pourquoi nous avons décidé de nous séparer« .

Autrement, dit, cette personne se préparait à inventer une belle histoire pour enrober la vérité et endormir ses interlocuteurs.

Ou je n’ai rien compris, ou le storytelling, c’est autre chose…  Et quand on invente des histoires pour cacher une vérité dérangeante, il n’est pas rare qu’on se fasse prendre la main dans le sac.  Plusieurs marques l’ont appris à leurs dépens : on ne ment pas impunément à ses clients ou à son public.

2. Racontez une histoire

Le storytelling, si on en croit Tell to win de Peter Guber, c’est l’art de transformer vos discours en histoires.  C’est exactement le même principe que dans le livre de Dan Roam : c’est de donner de la chair à vos données, de faire appel aux émotions que suscitent invariablement en nous les histoires pour emporter l’adhésion de votre public.

Il ne s’agit donc pas de mentir, mais bien d’humaniser.  Non pas de travestir, mais de matérialiser dans une histoire et des personnages, les émotions que vous voulez susciter chez votre auditoire.  Le principe est simple, c’est celui de tous les récits depuis l’aube de l’humanité : nous nous identifions aux personnages des histoires et nous sommes capables d’en ressentir les émotions.

Par le storytelling, vous ne vous adressez pas à l’intellect de votre auditoire pour le convaincre : vous parlez à ses émotions pour le persuader.  A travers les étapes de votre histoire, votre public ressentira différentes émotions qui entraîneront son adhésion à votre thèse.

3. Racontez votre histoire avec des images

Pourquoi raconter mon histoire avec des images plutôt que de me contenter de mots ?

Parce que les images, davantage que les mots, sollicitent nos émotions…  Et donc, en combinant histoire et images, vous renforcez l’impact émotionnel de votre discours.

Au lieu de décrire la genèse de votre startup en citant une volée de chiffres qui feront bailler votre audience au bout de 3 minutes, racontez l’histoire de votre envie d’entreprendre :

• Comment est née cette idée ?
• Comment a-t-elle germé en vous au point de devenir une obsession ?
• Comment l’avez-vous concrétisée ?
• Quels sont les obstacles que vous avez rencontré sur votre chemin ?
• Comment les avez-vous renversés ou contournés ?
• Quelle est votre situation actuelle ?
• Et comment voyez-vous l’avenir ?
• Comment votre public peut-il vous y aider ?

N’oubliez pas de terminer votre message par un « call to action », un appel à l’action.   Ce peut être une vente, un don, une adhésion ou une inscription, un appel à l’éveil par rapport à une problématique.

Mais tout votre discours, tout votre message doit tendre vers cet appel ultime.

Illustration de ces principes ?  Cliquez sur l’image ci-dessous pour voir un Prezi conçu selon ces trois principes du storytelling visuel :

Un prezi sur le MOOC Dys

Envie de vous former au storytelling visuel avec Prezi ?  Rejoignez notre formation Racontez vos histoires avec Prezi à Bruxelles le 11 décembre 2014 ou Paris, le 29 janvier 2015 !

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